Suosituksena on pitää vähintään kolme tapaamista. Ensimmäinen on kartoittava alkupalaveri, toinen opinto-ohjelman laatimista varten ja kolmas päätöspalaveri tai siirtopalaveri. Siirtopalaveri voi olla neljäskin kerta. Jos oppilaan läjikoulu on muu kuin VALMO-ryhmän koulu, niin siirtopalaveri järjestetään tuossa koulussa ja samalla päästään tutustumaan uuteen kouluun. Jo ennen alkupalaveria opettaja ilmoittaa oppilasilmoituksen perusteella koulun terveydenhoitajalle oppilaan tulosta esim. toimittamalla oppilasilmoituksen hänelle. Hänelle ilmoitetaan myös alkuhaastattelun aika, jotta tarvittaessa hän voi tulla käymään tai antaa muuta ohjeistusta.
Alkupalaveri
- Lyhyt koulun ja valmistavan opetuksen esittely. On tuotava esille, että valmistava opetusta järjestetään tietyissä kouluissa valmistavan opetuksen ryhmissä eikä ko. valmistava luokka ole välttämättä pysyvä järjestely. Asioita: ryhmäkoko (oikeuskanslerin suositus 8-10 oppilasta), ko. ryhmän oppilaat, ohjaajaresurssi, peruskouluikä ja oikeus opetukseen.
- Käytössä on taustatietolomake. Se ei ole virallinen lomake vaan opettajan ”muistiinpanoja” varten. Pyydetään koulutodistukset kotimaasta. Koulutaustan selvittäminen on tärkeää (koulunkäynnin säännöllisyys, oppilaan lähtötaso jne.). Tämä taustatietolomake toimitetaan haasttelun jälkeen koulusihteerille.
- Kerrotaan koulun terveydenhuollosta ja pyydetään mahdolliset rokotustodistukset, jotka toimitetaan haastattelun jälkeen terveydenhoitajalle. Trerveydenhoitajalle tulee ilmoittaa heti oppilaan tulosta, kun saa oppilasilmoituksen yhteysopettajalta, jotta hän voi reagoida mahdollisiin jatkotoimenpiteisiin. Samoin hänelle ilmoitetaan alkuhaastatteluaika.
- Pyydetään lupa kuvan ja nimen esiintymiseen julkisesti ja annetaan lupapaperi koulusihteerille, joka merkitsee sen WILMAan.
- Suositellaan oman äidinkielen opetuksen aloittamista, mutta asiaan voidaan palata myöhemmin. MAI-opetukseen ilmoittautumiset toimitetaan monikulttuurisen opetuksen suunnittelijalle. Opettajiin voi ottaa suoraan yhteyttäkin muina aikoina. Ilmoittautuminen on sitovaa. Oma äidinkieli, kotona puhuttava kieli, koulunkäyntikieli, kirjoitustaito eri kielillä vaihtelevat.
- Tulkit tilataan Monetrasta joko puhelimitse tai porttaalin kautta. Minkä kielen tulkki on paras, mikä omakielinen tukiopetus on paras?
- Esitellään valmistavaa opetusta tarkemmin ja kerrotaan opetuksen sisällöstä, käytänteistä (esim. poissaolot, kännykät) ja materiaaleista sekä vastataan kysymyksiin. Annetaan mahdollisesti lukujärjestys. Puhutaan läksyistä.
- Sovitaan yhteydenpidosta ja tarkistetaan yhteystiedot. Nimen oikeinkirjoitusasu tarkistetaan virallisista papereista esim. KELA-kortista, samoin syntymäaika ja mahdollinen sosiaaliturvatunnus. Henkilöllisyys tarkistetaan passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta mahdollisuuksien mukaan.
- Kysytään erityisruokavaliosta, joka ilmoitetaan keittiöön.
- Yleisohjeena kuitenkin on muistettava, että kaikki yksityiskohtaiset kysymykset eivät aina ole tarpeen. Puolitoistatuntinen kuluu helposti alkuhaastatteluun. Tavoitteena on luottauksellisten välien syntyminen huoltajien kanssa.
Haastattelun jälkeen tarkistetut yhteystiedot toimitetaan koulusihteerille ja ilmoitetaan alkaamispäivämäärä. Yhtä tärkeää on aikanaan ilmoittaa lopettamispäivä ja yli viiden päivän poissaolot hän puolestaan kirjaa KOSKI-järjestelmään.
Huoltajille tarjotaan kirjallista todistusta tapaamiseen osallistumisesta mahdollista opiskelu- tai työpaikkaa varten.
Koulukuljetukset
Täytetään koulukuljetushakemus, jos on oletettavissa, että oppilas on oikeutettu koulukuljetukseen eli matka on vähintään viisi kilometriä. Koulukuljetuksista voi varmistaa onko oppilas oikeutettu koulukuljetukseen. Koulukuljetuksissa käytetään pääsääntöisesti Turun kaupungin joukkoliikenteen koululaiskorttia. Oppilaan tietojen on oltava Primuksessa. Tieto myönnetystä koululaiskortista on nähtävissä Primuksessa. Mikäli oppilaalla ei ole henkilötunnusta, hän saa kertalippuja kuukaudeksi kerrallaan. Opettaja päättää miten antaa lippuja esim. kerran päivässä. Ilman sosiaaliturvatunnusta ei ole mahdollista saada koululaiskorttia.
Myönnetty kortti noudetaan paikallisliikenteen palvelutoimistosta kuten kertaliputkin.
Kortti oikeuttaa kahteen matkaan/päivä. Vaihto-oikeus on yksi tunti.
Joissain tapauksissa oppilaalle voidaan järjestää taksikuljetus, tarkista tarkemmat tiedot turku.fi-sivustolta.
Päätös koulukuljetuksen järjestämisestä tehdään lukuvuodeksi kerrallaan. Oppilas, jonka koulukuljetusoikeus säilyy seuraavana lukuvuotena, käy lataamassa kortin palvelutoimistossa kesän aikana.
Korttia haetaan lomakkeella, joka löytyy kaupungin nettisivuilta.
Muiden kuin turkulaisten osalta oppilaiden kotikunta järjestää ja kustantaa koulukuljetuksen.
Oppilaan oman opinto-ohjelman laatiminen
Jokaiselle oppilaalle laaditaan oma opinto-ohjelma yhteistyössä oppilaan ja huoltajien kanssa. Valmistavan opetuksen oppilaan oma opinto-ohjelma on WILMA:ssa. Opinto-ohjelma pyritään laatimaan viimeistään puolen vuoden kuluttua valmistavan opetuksen alkamisesta. Opinto-ohjelman laatimisessa voi käyttää tukena koulun opetussuunnitelmaa.
Edellytyksenä laatimiselle on riittävä oppilaan valmiuksien tunteminen. Opinto-ohjelma on pedagoginen väline. Valmistavan opetuksen opetussuunnitelmassa on kuitenkin määritelty opinto-ohjelmaan kirjattavaksi
- oppilaan lähtötaso (koulunkäyntihistoria, kielitaito ja oppilaan vahvuudet)
- opinnot valmistavan opetuksen opetusryhmässä sekä integrointi perusopetukseen
- ohjauksen järjestäminen sekä tukitoimet
Opinto-ohjelmaa tarkistetaan täydennetään oppilaan opintojen edetessä. WILMA-asiakirjassa on lopussa seuranta osio, johon opinto-ohjelman päivittäminen kirjataan. Kumpikin asiakirja lukitaan vasta valmistavan opetuksen loppuvaiheessa ja tuleva koulu on ohjeistettu tutustumaan kumpaankin lomakkeeseen. Pedagogisessa arviossa arvioidaan tuleva tuen tarve.
Pedagoginen arvio
Useimmille, ei kuitenkaan kaikille, oppilaille tehdään pedagoginen arvio WILMA-järjestelmässä siirtymävaiheessa. Se on siis tiedonsiirtoväline seuraavaan perusopetuksen kouluun siirryttäessä. Siinä arvioidaan tuen tarvetta jatkossa esimerkiksi omakielisen tuen tai koulunkäynninohjaajan tuen tarvetta.
Opettaja kirjaa pedagogiseen arvioon jatkossa tarpeellisiksi arvioimansa tukitoimet. Kun arvio on valmis, se lukitaan. Rehtori voi lukita asiakirjan ja merkitä samalla tehostetun tuen jatkuvan. Se on tärkeää resurssoinnin takia. Mikäli oppilaalle laaditaan pedagoginen selvitys, ei pedagogista arviota tarvita.
Päätöspalaveri/Siirtopalaveri
Joidenkin oppilaiden kohdalla tapaamisia kertyy useampia. Lyhyen ajan opetuksessa viipyvillä tapaamiset saattavat jäädä kahteen, mutta jatkosuunnitelman on kuitenkin oltava huoltajille selvä. Nyt on aika puhua tulevaisuudesta, erilaisista oppimisen tuen muodoista ja vaihtoehdoista, suomalaisesta koulutusjärjestelmästä. Pyrkimyksenä on antaa kannustava ja realistinen kuva jatkosta. Vanhempien kysymyksille annetaan aikaa. Kerrotaan osallistumistodistuksesta ja puhutaan opinto-ohjelman toteutumisesta.
Viimeisessä tapaamisessa jatkon pitäisi olla joko toteutettu (ajankohta ja jatkopaikka) tutustumisineen tai sen toteutuksesta sovitaan samalla, kun kerrotaan tutustumisesta jatko-opiskelu -paikkaan. Tutustuminen ja siirtyminen voivat tapahtua usealla eritavoin. Ne voivat olla käyntejä uudessa koulussa tai osittaista integrointia, integrointijakso, pehmeää laskua jne. Vanhemmat tai tulkki voivat olla mukana opettajan harkinnan mukaan. Huoltajille on kuitenkin tärkeää tutustua uuteen opiskeluapaikkaan eli tulkkia tarvitaan jälleen. Tästä tapaamisesta siis muodostuu usein neljäs huoltajien tapaaminen.