Medarbetarsamtal på högre nivå
I september samlades 43 svenskspråkiga chefer från de svenska yrkesutbildarna till ett webinarium om medarbetarsamtal. Att så många deltog visar på att det finns en stor medvetenhet om medarbetarsamtalens stora betydelse för utveckling och välmående på arbetsplatsen. Andy Lundström från företaget Humbol höll en uppskattad presentation, som den här texten baserar sig på.
Lundström redogjorde för Gallups undersökning som visar att chefen spelar en avgörande roll för de anställdas medarbetarupplevelse och kan påverka upp till 70 % av variationen i denna. Medarbarupplevelsen kan i sin tur ha en stor påverkan på kundnöjdheten, upp till 60 %. Medarbetarsamtal, använda på ett rätt sätt, är ett av de viktigaste verktygen för att påverka medarbetarupplevelsen och se till att medarbetarna känner sig hörda och sedda. På så sätt är medarbetarsamtal viktiga inte bara för individens välmående utan också för att de indirekt påverkar kundernas upplevelser och därför har stor betydelse för företagets framgång.
Enligt Gallup är 85 % av medarbetarna inte engagerade i sitt arbete eller till och med aktivt oengagerade. Detta är en alarmerande siffra som visar på behovet av att förbättra medarbetarupplevelsen. Gary Hamel beskriver i boken Pyramid of Human Capabilities olika nivåer av medarbetarbidrag. De lägsta nivåerna är lydnad och flit, mellannivåerna är expertis och initiativ och de högsta nivåerna kreativitet och passion. För att de anställda ska jobba kreativt och ha en passionerad inställning till sina arbetsuppgifter och därmed prestera på topp krävs det att de känner sig sedda och hörda och saker betydelsefulla för dem kan uppnås på arbetsplatsen.
Chefsarbetet och kommunikationen mellan chef och anställd är alltså betydelsefulla för de anställdas prestationsnivå, och medarbetarsamtalen en viktig del av denna kommunikation. Webinariet handlade om hur man som chef kan ta medarbetarsamtalen till nästa nivå. Här är några insikter och konkreta tips som Andy Lundström delande:
Det vanligaste misstaget, enligt Lundström, är att de hålls endast en gång per år och därför inte ger tillräckligt aktuell eller relevant feedback. Dessutom är det vanligt att både chefer och medarbetare förbereder sig dåligt, så den feedback som ges är vag och generell. Ett annat misstag är att vi ser mer bakåt än framåt, vilket minskar samtalens fokus på utveckling.
För att förbättra medarbetarsamtalen föreslår Andy Lundström att man anpassar den mall man har för samtalen så att den passar för tätare samtal, förslagsvis fyra gånger per år. Frågebatteriet man har som underlag behöver kanske förenklas för att passa för tätare samtal. Regelbundenheten och den tätare frekvensen gör att samtalen blir på en högre nivå, feedbacken mer relevant och fokuset mer framtidsorienterat. De modeller för utvecklingssamtal som visades under webinariet var relativt korta och innehöll en funktion där medarbetaren ombads göra en bedömning på en skala 0-100, t.ex. av sin motivation eller arbetsgemenskapens stämning. Denna kvantitativa bedömning kommenterades av många deltagare som en ny god idé man ville ta i bruk.
Vidare menar Lundström att samtalen förbättras om förberedelserna blir obligatoriska så att medarbetaren och chefen verkligen har genomtänkta punkter på samtalet och också en möjlighet att lägga till punkter i den överenskomna agendan. Likaså bör det vara obligatoriskt att skriftligt dokumentera överenskommelserna från samtalet och följa upp tidigare målsättningar. Att man verkligen konkret följer upp överenskommelserna har en stor betydelse för hur man uppfattar vikten av samtalen.
Slutligen konstaterade experten från Humbol att enhetligheten är viktig. Alla chefer inom en organisation bör hålla överenskomna regler om medarbetarsamtalen så att alla anställda har jämlika möjligheter att delta. ”Det är nyckeln till en stark och enhetlig feedbackkultur”, säger Andy Lundström.