Pedagogisten asiakirjojen arkistoinnin Primuksessa suorittaa koulusihteeri yhteistyössä rehtorin ja opetushenkilökunnan kanssa. Opetushenkilökunnan on tärkeä pitää koulusihteeri ajan tasalla, hän ei voi seurata kaikkien oppilaiden pedagogisten asiakirjojen tekoa.
Virheelliset, ylimääräiset ped. asiakirjat, jotka tulee poistaa kokonaan:
- Opettaja kirjaa Wilmassa asiakirjan kenttään ”Muut asiakirjaan laatimiseen osallistuneet” TÄMÄ ASIAKIRJA ON POISTETTAVA. (Arviossa ja selvityksessä voidaan käyttää ”Oppimisvalmiudet ja vahvuudet” –kenttää)
- tai koulun hallinto kirjaa Primuksessa ped. asiakirjat -rekisterissä kenttään ”Asiakirjan laatimiseen osallistuneet” TÄMÄ ASIAKIRJA ON POISTETTAVA. (Arviossa ja selvityksessä Henkilökohtaiset vahvuudet –kenttä)
Tämän jälkeen ilmoitetaan opetus.primus@turku.fi osoitteeseen, että asiakirjoja on poistettavana. Koulusta voidaan ilmoittaa myös poistettavan asiakirjan rekisterinumero, jonka perusteella tiedetään, mikä asiakirja tulee poistaa. Poiston tekevät pääkäyttäjät.
Asiakirjojen arkistointi tapahtuu siis koulukohtaisesti ja koulujen koulusihteerien toimesta. Automaattisesti Wilmasta/Primuksesta ei mikään arkistoidu.