eTSYK – Turun Suomalaisen Yhteiskoulun lukion sähköinen opettajanhuone O365:n Sivustolla

eTSYKOffice 365:n yksi vähemmän vielä käytössä olevista toiminnoista on Sivustot (Sites). Tämä toiminto löytyy yhtenä osana O365:n ns. vohvelivalikosta. Hankkeessamme loimme sähköisen opettajanhuoneen Sivustoon, joka on saanut kuluneen syksyn aikana nimekseen eTSYK.

Viime keväänä päädyimme kolleegani Marika Kaanelan kanssa ideoimaan uudenlaista lähestymis- ja hallinnointitapaa kaikkeen siihen tieto- ja asiamäärään, joka liittyy työhömme opettajina, muttei varsinaisesti oppitunteihin. Useamman vuoden töitä tehneinä opettajina koimme tämän alustan ominaisuuksineen kokeilemisen arvoiseksi käytännössä. Piilotavoitteena oli samalla tuoda O365-ohjelmaa toimintoineen tutummaksi kaikille opettajille ja kannustaa tältä osin muihinkin O365:n kokeiluihin omilla oppitunneilla.

eTSYK luotiin rehtorimme O365:n tunnuksien alle, koska oppilaitoskohtaista Sivustot-käytäntöä ei ole vielä olemassa kaupungin tasolla. TOP-keskuksesta Jarkko Lehmuskenttä toimi apuna Sivuston perustamisvaiheessa ja myöhemminkin, kun esim. mietimme toimintojen monipuolistamista ja mahdollisten uusien elementtien mukaan ottoa.

Rehtorit ja koulusihteeri olivat mukana eTSYKin ideoinnissa alusta saakka. Päätoiminnoiksi ovat valikoituneet seuraavat Sivuston tarjoamat ominaisuudet: Kalenteri, OneNote Muistiot, Tiedostot, Linkit, Ilmoitukset, Keskustelupalsta ja Henkilöhakemisto. Seuraavassa lyhyesti, miten nämä toiminnot ovat käytössä eTSYKissä tällä hetkellä.

Kalenteriin merkataan kouluvuotta rytmittävät tapahtumat sekä kaikenlaiset muut menot tapahtumineen. Johto- ja hallintoporras kirjaa ns. yleistä osuutta ja kukin opettaja omat normaalista opetuksesta poikkeavat käytänteensä. Kalenterimerkintää koskevan liitetiedoston voi lisätä kätevästi mukaan halutessaan.

OneNote Muistioon rehtorit kirjaavat viikkopalaverikoosteet päivämäärittäin näkyviin ja opettajakokouksia koskevat kokouskutsut näkyvät omalla alueellaan myös täällä. OneNote Muistiota käytettiin syksyllä myös mm. Abitti-kokeiden ja Nettiniilojen käyttökokemuksien keräämiseen ja tiedon jakamiseen.

Tiedostot –toiminto mahdollistaa kaikenlaisten tiedostojen keräämisen ja kansioimisen keskitetysti tähän osioon. Aiemmin sähköpostien liitetiedostoina kulkenut materiaali siirtyy tänne ja käytännössä tieto löytyy kätevästi aina uudelleen tarpeen vaatiessa. Nyt esim. kaikki ylioppilaskokeisiin tai ryhmänohjaukseen liittyvät asiat ovat omissa kansioissaan. Seuraavan lukukauden alkaessa lienee järkevää tarkastella tähän osioon luotuja kansioita ja tiedostoja kokonaisuutena uudelleen. Tällöin hahmottunee vielä paremmin se, mistä kaikesta kokonaisuus muodostuukaan ja mitä muutostarpeita on mahdollisesti tullut esiin ensimmäisen käyttövuoden perusteella.

Linkit -osioon voidaan kerätä listausta työhön yleisesti liittyvistä nettilinkeistä. Mainittakoon eTSYKin linkkilistalta esim. SAP HR-opasvideot sekä Digabiin, Abittiin, Nettiniiloon ja LOPSiin liittyvät linkit.

Opetushenkilökuntamme yhteystiedot tulevat jatkossa päivitettäviksi eTSYKin Henkilöhakemistoon. Tähän hakemistoon jokainen täyttää samat omat tietonsa kuin kanslisti on aiemmin kerännyt paperille lukukauden alkaessa.

Keskustelupalstoja luotiin alussa varmuudeksi kaksi, jottei ’viralliset ja torelliset’ asiat menisi sekaisin. Tämä pelkomme keskustelujen yltymisistä suuriin mittakaavoihin oli kuitenkin turha, ruuhkaa ei ole ollut näillä foorumeilla 😉 Syksyn kokeitten ja opetuksen sähköistäminen yhdessä LOPSiin liittyvän työn kanssa ovat olleet opettajilta aikaa vieviä lisäelementtejä normityön lisäksi, joten oletettavaa on, että tämä keskusteluominaisuuskin eTSYKissä löytää jatkossa luonnollisen tarkoituksensa.

Jotta tällainen sähköinen opettajahuone voi toteutua ja löytää paikkansa työyhteisössä tarvitaan ennen kaikkea johdolta innostunutta ja kokeilevaa asennetta. Välttämätöntä on myös kanslistin ennakkoluuloton asenne ja omatoimisuus, jotta uutta digitaalista ympäristöä voidaan kehittää heti alusta saakka kanslian näkökulmastakin käsin. Syksyn suunnittelupäivänä eTSYK aukesi opettajillemme ja opettajakuntaa tuettiin sivuston käytössä arkisissa tilanteissa kuluneen syksyn aikana. Muutama lyhyt infotuokio pidettiin opettajankokousten yhteydessä ja pari ohjetiedostoa laadittiin käytön helpottamiseksi. eTSYK on alkutaipaleellaan, mutta jo tämän lyhyen ajan perusteella voidaan kannustaa vilpittömästi muita opettajahuoneita vastaaviin kokeiluihin. Ja kannattaa muistaa, että käytännön tukea ja ohjeita ei voi koskaan antaa liikaa, kun vanhoja rakenteita lähdetään muuttamaan.

Viimeisenä vinkkinä vielä se, että Sivuston perustamisen jälkeen kannattaa jokaisen asentaa omaan työläppäriinsä tähän Sivustoon vievä pikalinkki yleisimmin käyttämiinsä selaimiinsa, jotta sivustolle pääsy on yhden klikkauksen päässä. Tämä pikalinkki luodaan Sivuston sisällä. Ilman näitä ed. toimenpiteitä tuntuu turhauttavalta ja mahdottomaltakin ehkä ajatella muka hyötyvänsä sähköisestä opettajahuoneesta (eli etsiä ensin O365, sitten vohvelivalikko ja edelleen Sivustot joka ikinen kerta…). Kun sivustoon vievä linkki on selaimessa pikalinkkinä, niin homma alkaa toimimaan ja ymmärrys kasvamaan tämän kokonaisuuden mukanaan tarjoamista hyödyistä.

O365:n Sivusto tarjoaa muitakin ominaisuuksia, joita kannattanee ottaa kokeiluun. Nyt eTSYK kiittää Tiimit@Innopaja Turku –hanketta sekä Jarkko Lehmuskenttää ja toivottaa innostunutta kehittämistyötä kaikkiin opettajahuoneisiin uudelle vuodelle siirryttäessä!

Anu Heilimö